Notion – Ứng dụng ghi chú all-in-one bạn không thể bỏ qua!

Kiểm soát chất lượng cuộc sống bằng cách xây dựng và quản lý các kế hoạch luôn là vấn đề mà rất nhiều đối tượng quan tâm, hứng thú hiện nay. Để đáp ứng những nhu cầu này, các ứng dụng quản lý công việc và thiết lập kế hoạch ngày càng xuất hiện phổ biến, trong đó, không thể không kể tên cái tên tuy còn “non trẻ” nhưng lại vô cùng “đáng gờm”: Notion. Hãy cùng BlogAnChoi tìm hiểu lí do vì sao ứng dụng Notion – “All-in-one” này lại nhận được sự yêu thích rộng rãi đến thế nhé!

1. Notion là gì?

Đúng với cái tên “Notion: All-in-one Workspace” của mình, Notion vượt ra khỏi giới hạn của một ứng dụng ghi chú thông thường để cung cấp cho người dùng những trải nghiệm thú vị, tiện lợi nhất. Tại đây, chúng ta có thể xây dựng và quản lý kế hoạch, dự án, lưu trữ tài liệu và tổ chức cuộc sống tùy vào khả năng của mỗi cá nhân.

Ứng dụng Notion: All-in-one Workspace (Ảnh: Internet).

Có thể nói, Notion không chỉ đơn giản là một ứng dụng giúp quản lý công việc, cuộc sống hữu ích mà còn là công cụ giúp chúng ta phát triển khả năng sáng tạo của riêng mình.

2. Một số chức năng chính của ứng dụng Notion

Ứng dụng Notion cung cấp cho người dùng vô vàn tính năng mà chúng ta cần vận dụng sự sáng tạo của mình để trải nghiệm và khám phá. Trong bài viết này, BlogAnChoi sẽ chia sẻ cho các bạn “newbie” một số chức năng cơ bản của Notion nhé:

Soạn thảo và lưu trữ tài liệu

Tính năng soạn thảo và lưu trữ dữ liệu của Notion có thể coi là phiên bản “đa-zi-năng” hơn so với các ứng dụng soạn thảo thông thường như Word, Google Docs. Ngoài các tính năng cơ bản là soạn thảo, chỉnh sửa, lưu trữ và trao đổi tài liệu theo quy mô cá nhân và nhóm,… Notion còn sở hữu một tính năng “ăn tiền” mang tên Workspace.

Đơn vị tính trong Workspace là Page, mỗi Page lớn có thể chứa rất nhiều Page nhỏ theo hình thức Page nhỏ nằm trong Page lớn. Với tính năng này, người dùng có thể tùy thích phân loại, sắp xếp các dữ liệu của mình dựa theo những tính chất, đặc điểm riêng và dễ dàng tìm kiếm khi cần thiết.

Notion, ứng dụng ghi chú "all-in-one" (Ảnh: Internet). — Notion, ứng dụng ghi chú “all-in-one” (Ảnh: Internet).

Xây dựng kế hoạch, quản lý cuộc sống

Tính năng này nghe có vẻ đơn giản nhưng trên thực tế, các bạn có thể sử dụng nó để tổ chức và quản lý hầu hết mọi vấn đề trong cuộc sống cá nhân lẫn công việc đấy nhé! Notion hỗ trợ rất nhiều Template miễn phí Task List, Habit Tracker, To-Do List,… giúp người dùng xây dựng kế hoạch, bullet journal, quản lý chi tiêu và thói quen hàng ngày, quản lý dự án, lập danh sách website, danh sách phim, sách báo yêu thích để theo dõi,…

3. Cách sử dụng ứng dụng Notion

Đăng ký tài khoản

Notion là ứng dụng đa nền tảng, do đó, các bạn có thể sử dụng ứng dụng này trực tiếp tại website hoặc tải về máy tính, điện thoại.

Bạn có thể đăng ký tài khoản Notion khá đơn giản bằng địa chỉ email và xác nhận như những ứng dụng thông thường khác. Hiện tại, Notion cung cấp hai nền tảng miễn phí và có trả phí để người dùng lựa chọn.

Làm quen với các thao tác cơ bản

Notion cung cấp cho chúng ta những trải nghiệm soạn thảo vô cùng tuyệt vời với các khái niệm về “Block” và “Markdown”,… Ngoài ra, tiện ích của dấu “/” cũng được tận dụng tốt đa trong phần mềm này với một số tính năng như:

/text: Sử dụng để đánh văn bản
/todo: Thao tác để tạo box todo list trong notion, vô cùng thích hợp với những bạn có nhu cầu thực hiện daily plan, monthly plan,…
/calendar: Thao tác để tạo lịch tự động
/H1,2,3: Thao tác để tạo các thẻ tiêu đề
/toggle: Có thể nói, đây là thao tác rất đắt giá trong Notion, hỗ trợ người dùng tiết kiệm không gian làm việc nhờ tính năng thu gọn và mở rộng văn bản

Để dễ dàng hơn cho việc nắm bắt các thao tác, các bạn có thể tham khảo video “HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG NOTION” của youtuber The Hanoi Chamomile để biết thêm chi tiết nhé!

Sử dụng và sáng tạo Template

Có thể nói, Template luôn là chủ đề được quan tâm hàng đầu đối với đông đảo bạn trẻ hiện nay khi sử dụng ứng dụng Notion. Bên cạnh những mẫu Template có sẵn để đáp ứng các nhu cầu khác nhau của Notion, người dùng còn có thể tự do sáng tạo những Template riêng với bố cục, màu sắc và trang trí lạ mắt. Nếu bạn là một “newbie” còn đang lo lắng vì mình chưa thể tự thiết kế một Template cho riêng mình thì đừng lo nhé, các bạn hoàn toàn có thể tham khảo các Template sẵn, biến tấu, chỉnh sửa nó theo ý mình nhờ thao tác “Duplicate” đấy! Sau đây là một số Template cho các bạn sử dụng nhé:

Template của ứng dụng Notion (Ảnh: Internet).

Xuất, chia sẻ bản ghi chú trên Notion

Sau khi hoàn tất các đầu mục công việc, các bạn hoàn toàn có thể xuất file ghi chú về máy để lưu trữ riêng hoặc chia sẻ cho bạn bè, đồng nghiệp,… một cách khá đơn giản. Ngoài ra, đối với thao tác xuất file, các bạn có thể lựa chọn những định dạng khác nhau như: PDF, HTML, Markdown & CSV,..

Hạn chế của ứng dụng Notion

Với hàng loạt những tính năng, tiện ích vô cùng phong phú, Notion xứng đáng trở thành ứng dụng “must-have” cho mọi người. Tuy nhiên, những hạn chế là điều khó tránh khỏi:

Đầu tiên, Notion là ứng dụng chỉ cho phép người dùng thao tác khi được kết nối Internet. Đây là vấn đề khá bất tiện nếu Notion muốn định hướng thương hiệu của mình thành một ứng dụng ghi chú mà người dùng có thể sử dụng ở bất cứ đâu, bất cứ hoàn cảnh nào
Mặc dù xuất hiện ở cả hai hình thức điện thoại và máy tính. Tuy nhiên trên thực tế, với nền tảng trên điện thoại, phần mềm hoạt động khá chậm và không “mượt mà” như ở máy tính
Ngoài ra, các vấn đề về giao diện, màu sắc, font chữ trong Notion cũng chưa được đa dạng, chưa thể đáp ứng hoàn toàn nhu cầu sáng tạo của người dùng